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第十一章 基本礼仪不能忘有礼走遍天下（第6页）

应根据受话人的工作时间、生活习惯选好打电话的时间。

比如，白天宜在早晨八点以后，节假日应在九点以后，晚间则应在22点以前，以免受话人不在或打扰受话人及家人的休息。

如无特殊情况，不宜在中午休息时和一日三餐的常规时间打电话，以免影响别人休息和用餐。

给单位打电话时，应避开刚上班或快下班两段时间，还要特别注意其所在地与国内的时差和生活习惯。

要注意通话长度，遵循电话礼仪的“三分钟原则”

，即每次通话的时间应限制在三分钟左右为宜。

（2）拟好通话要点

在电话中应该说些什么，一次电话该打多久，打电话前应有“腹稿”

。

如怕遗漏，可拟出通话要点，理顺说话的顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。

打电话之前，要核对所打电话号码，以免打错，同时要调整好自己的情绪。

电话拨通后，应先向对方问候“您好!”

接着问：“您是XXX单位吗?”

得到明确答复后，再报自己单位和姓名，然后报出受话人姓名。

如受话人不在，可请人转告，或过一会儿再打。

如拨错号码，应向对方表示歉意。

说话要直言主题，简明扼要，长话短说，不要丢三拉四。

2．接电话的礼节

（1）及时接听

电话铃响后应马上接听。

接电话时态度应当谦和，并备好电话记录本和笔，准备做通话记录。

拿起听筒后，应先说一句礼貌语：“您好!”

或“早上好”

，再报自己的单位或姓名，然后问对方找谁，切忌只问不答或与旁人说笑。

如遇紧急情况要暂停通话时，应致歉并说明原因。

如果自己不是受话人，应热情传呼，不能把听筒一丢，就大叫“张三电话”

，这对发话人和受话人都是失礼的。

应热情告诉对方：“请稍候他马上就来。”

如果找的人不在，则要重新拿起话筒，询问对方是否需要转告，并记下对方的电话号码和姓名，不可表现出冷淡或厌烦，不能让对方久等，或一挂了之。

如接到别人打错的电话时，应以礼相待，并耐心听清对方要找什么单位、什么人，尽可能为对方提供所要的电话号码，不可指责、辱骂对方。

（2）慎用免提

有人总是冲着免提电话大声说话，这是很不礼貌的。

如果必须使用免提电话，则须遵循如下礼规：一是不要在对话的一开始就使用免提电话。

二是要使用免提电话时，要先征询对方意见，并解释原因，如说：“张三、李四将和我们一起完成这个项目。

所以我希望他们也听听我们的对话”

。

三是一次只能一个人讲话，而且应靠近电话机。