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25 委托别人时要避免出现误解和被动 委托别人时不能用模糊的表述（第2页）

25　委托别人时要避免出现误解和被动委托别人时不能用“模糊”

的表述

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委托别人时有一点必须特别注意，那就是千万不能认为“即便我不说对方也应该知道”

。

因为不把想要传达的信息表述清楚，可能会造成对方的误解，使双方难以建立起信任关系。

为了防止出现这种情况，必须牢记以下两个秘诀。

【委托他人时的秘诀】

①用“5W1H”

给出具体的指示。

②确认对方的态度，避免对方感到“被动”

。

①用“5W1H”

给出具体的指示。

在对他人进行委托时，必须明确传达“5W1H”

。

请看下面这个示例。

你：“我们部门好像还有不少人没有申请过带薪休假。

因此我想确认一下所有人的休假计划。

（WHY）有件事想拜托你，可以帮我统计一下我们部门所有人（WHO）未来的休假计划吗？（>

对方：“没问题。”

你：“非常感谢，我需要在这周五17点之前（WHEN）将这份Excel表格上的内容填满，（HOW）你看这个时间可以吗？”

对方：“明白，交给我吧。”

像这样用“5W1H”

来进行说明，就不会使对方产生误解。

在这个示例中没有出现“WHERE”

，也就是说，大家可以根据实际情况删除一些多余的要素也没关系。

②确认对方的态度，避免对方感到“被动”

。

用“5W1H”

虽然能够将信息准确地传达给对方，避免产生误解，却可能使对方感到“被动”

。

因此，在委托的最后一定要用“我是这样想的，你觉得如何”

，确认一下对方的态度，避免使对方感到“被动”

。

对方可能会很爽快地答应，也可能会提出自己的意见。

总之，要在双方达成一致的基础上再继续向前推进，这才是正确的做法。

有时候，关于传单、DM（直投广告）、资料等包含设计要素的委托，在一些细节的问题上因为难以具体说明，所以很容易出现“模糊不清”

的指示。

●难以具体说明的内容用“草图”

来进行说明

在这种情况下，最好用画图的方式来进行说明。

草图不管是画在笔记本上、白板上还是平板电脑上都可以。

一边画图一边进行说明，能够极大地提高说明的准确度，避免对方产生误解。

Point

按照“5W1H”

的方法进行说明，可以使委托的内容具体化。