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10 金字塔原理（第1页）

10.金字塔原理

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有个员工向自己的老板汇报：“老板，张经理打来电话说，他遇到了一些问题，所以下午3点没有办法出席公司的会议。

市场部的胡经理也认为自己有点儿忙，会议明天进行也可以，但是最好不要超过明天中午12点，因为他需要赶飞机。

负责这次会议的副总李先生要到明晚才能从外地赶回公司。

而后天早上会议室需要接待客户，根本没法腾出来开会，后天下午倒是空着呢，我觉得我们可以把会议延期到后天下午进行，不知道您的意思怎么样？”

这一段话听着让人觉得非常别扭，老板可能会对其中的语句产生混乱，那么接下来他可能会要求我们重复说一遍，好弄清楚其中的关系，这样就会造成汇报时间的浪费。

那么，我们如何才能一次性把话说清楚呢？

事实上，我们完全可以对自己的表达进行调整，首先，我们需要弄清楚，张经理、胡经理、李先生不能准时参加会议的理由以及时间，但他们在后天下午都是有时间的。

其次，会议室也在后天下午可以利用，因此，汇报者完全可以这样说：“老板，今天下午3点的会议可以改成后天下午进行吗？因为后天下午，大家都能够准时出席，会议室也空着。”

接下来，汇报者可以简单地将每一个与会者的时间安排解释一遍。

虽然两次汇报的内容是一样的，但问题在于这一次提出了一个结果——后天下午开会，然后逐条分析原因，这样会让倾听者的思维更加清晰，从而节省了汇报者不少时间。

而第一种汇报显然把顺序弄反了，造成了认知和理解上的困难。

其实，第二次的汇报采用了金字塔原理，汇报者先说出了结果，然后分析原因，这种顺序上的改变，极大地提高了表达者的效率。

我们再来看另外一个例子，公司的老总将经理叫到办公室，然后一口气说了一大堆的要求：

——从明天开始，你必须要求每个人都要负责打扫好卫生，清理好自己的办公桌；

——告诉他们不准穿拖鞋上班，不准穿着打扮邋遢；

——确保每天都要在客户面前保持微笑；

——下午将上个月的总结报告交给我；

——将这份市场调查报告复印一下，然后分发给各级部门主管；

——这里有一份新项目的相关资料，你拿回去看一看，然后拟订一个新的开发方案；

——我有一份前几天的会议纪要，你帮我修改一下，准备作为内部文件发放下去；

——你一会儿去通知一下质监部门的刘副经理，让他来我办公室一趟；

——公司里的很多空调都坏了，你让维修工全部检查一遍；

——公司新买了一批打印机，下午的时候记得请电核接收。

这里一共说了10件事，那么这位经理是否可以轻易记住这些任务呢？哈佛心理学家乔治·A.米勒曾经提出了一个有关短期记忆的七块信息区的理论，按照乔治·A.米勒的看法，一个正常人如果不是重复或者强行记忆，那么只有大约7条信息能够在大脑中短暂地保存一段时间。

大脑在短期记忆的时候通常都不会一次性容纳7个以上的信息，对于多数人来说，一旦信息超过7条，那么就容易自动屏蔽7条以外的信息。

这样就给我们出了一个难题，现在经理必须更加快速地记忆10条信息显然有难度。

但是，如果选择使用金字塔原理来记忆，事情就会变得更为简单。

事实上，通过分析和归纳，我们可以发现自己所要记录的事情实际上只有4样。

个人形象问题：包括打扫好卫生，清理好自己的办公桌；不准穿拖鞋上班，不准穿着打扮邋遢；每天都要在客户面前保持微笑。

文件资料的处理：上交总结报告，市场调查报告的复印和分发，拟订新的开发方案，修改会议纪要并发放。

人员通知：通知质监部门的刘副经理去老总办公室。

设备问题：安排维修工检查空调，接收新的打印机。

在记忆的时候，我们可以先记忆这4种类型的任务，然后分别对内部的小任务进行记忆，这样无疑更加高效省时。

以上这两个例子都表明了金字塔原理在信息处理方面的高效性，事实上，金字塔原理是麦肯锡咨询公司的第一位女咨询顾问巴巴拉·明托创立的，这是一种旨在提高个人在写作、表达、解决问题方面效率的工作方法。

虽然严格来说，金字塔原理并不是因为时间管理而出现的，但是由于它在效率管理方面具有强大的优势和性能，因此也可以将其用来当作一种出色的时间管理方法运用到实际的工作当中去。