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第九 有效会议请在三十分钟内结束（第1页）

第九节有效会议请在三十分钟内结束

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“会议室内烟雾缭绕，主持人在那里滔滔不绝，与会者东倒西歪、哈气连天，交头接耳者、玩手机者、嬉皮笑脸者都有”

，这个场景想必我们都不陌生，都是我们过亲身经历过的会议氛围。

这样的会议又臭又长又不解决任何问题，但却始终存在，这是为什么呢？因为部分管理者对会议的认识有局限性，且迷恋会议本身的权力展示，而忽略了会议的本质功能，最终使得会议失去了沟通的作用，出现了上述的尴尬场面。

随着市场环境的变化和企业竞争的日趋激烈，企业管理者必须要不断提高内部管理能力，强化内部控制和加强信息透明，而无疑会议，是最有效的内部控制和信息透明工具。

召开会议的成本是很高的，每个参会员工被占用的工作时间以及员工因为开会未能及时完成的工作任务的损失，都要算在内。

所以，会议时间越长，企业损失其实就越大。

因此，作为管理者，有效利用开会时间是非常关键的。

那么如何才能改善和提高会议效率呢？根据研究调查，除了员工大会外（需要沟通感情等），其他所有以沟通信息为主的会议应尽量控制在三十分钟以内，最长不能超过一个小时，否则就会彻底沦为无效会议。

1.会议要有清晰的计划和目标。

大部分的会议都是为了传递消息或者解决工作问题，因此会前管理者应给每个与会者提供会议大纲和会议最终要实现的结果，如果有资料，也应在会前分发给每个与会者。

有清晰的计划和目标是高效会议的基础。

2.准备一份会议的安排，并提前两天分发给大家

一份会议提纲会让会议时间得到充分的利用，这份提纲应该包括简洁的会议目的。

如果会议是传达消息，那应该把需要传达的信息概括处理，并让大家提前准备好问题，集中进行讨论，避免造成时间的浪费。

同时，提前四十八小时通知，能给与会成员充分的时间进行准备，避免员工因为工作任务紧急而忽视会议安排。

有些管理者可能会觉得这样是小题大做，其实不然，这种细化既可以让员工提前做好准备，同时也可以让管理者在开会时做到心中有数，明确会议重点，不至于因为开会时的闲谈而丢掉方向。

这属于磨刀不误砍柴工的高效率方法。

3.提前告知会议要求

如果一件事情需要大家一起谋划，那么在会议开始之前就得把需要解决的问题清楚地告知，保证大家对问题有所了解和准备。

在开会前，参会人员应该针对会议内容，准备好相关资料，带着自己的目的和想法来参会。

太多的会议都是想到哪儿说哪儿，与会人员在现场盲目争论，像无头苍蝇一样乱撞，所谓长而无效的会议就是这么产生的。

当与会人员提前准备好一切后，开会时就可以提出经过深思熟虑的意见，不必浪费时间进行思考了。

然后与会人员还可以就有争论的部分轮流表明意见，最终由管理者根据大家的看法来做出最终决策。

4.提前定好基本规则

这些基本规则包括时间限制、会议目的和参会人员等。