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§82、如何安排会见和会谈
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一般的涉外活动,都是在来访者抵达当日或次日安排相应领导人或部门负责人会见。
礼节性拜会,通常由身份低者拜会身份高者,由来访者拜会东道主;如是正式或专业访问,则应考虑安排相应会谈。
按照中国外事惯例,会见和会谈有着明显区别。
会见在会见厅内举行,宾主在沙发上就座,此类会见偏重礼节性。
而会谈则在会谈厅内举行,双方出席人员身份对等,分列会谈桌两侧就座,所谈内容也都是实质性问题。
会见和会谈的基本礼仪是:提出会见要求的一方应将要求会见人的姓名、职务及会见何人、会见目的告知对方,接见方应尽快答复并约定会见时间;如果因故不能接见,应给出必要而婉转地解释。
客人到达时,主人应在正门、客厅门口或客厅内迎候。
如果主人不需要至正门迎接,至少应安排其他陪同人员在正门迎候并将客人引至客厅。
会见厅内沙发宜摆成半圆形,主人和主宾座位居中,主左客右。
客方人员按礼宾顺序在主宾右侧就座。
主方人员则在主人左侧就座。
译员和记录员分坐于主人和主宾后侧(如有外方译员参加,坐主宾后侧)。
会谈时,双方人员面对而坐,中间隔有条桌或花池。
主方背门,客方面门。
主谈人居中,陪同人员按礼宾顺序分坐于各自主谈人两侧,右高左低。
为便于交谈,主方一般安排译员坐在本方主谈人右侧,外方译员在其主谈人左侧,这样,两位译员恰好也是面对而坐,便于交流。
如果会谈桌一端朝向正门,则以入门方向为准,右为客方,左为主方。
三方以上的多边会谈,则采用三边、多边或圆形桌面,座位按各方名称字母顺序排列。
会见和会谈场所要安排足够座位以及麦克风和中外文双面座位卡、纸、铅笔等必备文具。
如果需要合影,务必提前布置场地,设计站立位置。
合影时,主人和主宾居中,其他主客人员间隔排列,需要注意的是,每排的两端均应由主方人员占据。
领导人之间的会见和会谈,除陪见人和译员、记录员外,其他人员在双方落座后均应退出并且中途不得随意进出。
如果会谈向媒体开放,一般也只是采访前几分钟,待进入实质性会谈时,媒体人员也应退出。
会见和会谈时仅以饮料招待即可,一般只备茶水和矿泉水,夏季可加些冷饮。
如果会谈时间较长,可视情况适当配以咖啡或红茶。
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