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清晨的阳光刚透过智联科技的百叶窗,在林辰的工位上投下斑驳的光影,他面前已经堆起了半人高的报销单。
最上面一张的发票皱得像腌菜,右下角还沾着褐色的咖啡渍,旁边用红笔圈着“项目填错”
的字样——这是李梅早上扔给他的,美其名曰“让新主管熟悉业务”
,实则还是没放下抵触。
“林主管,这堆报销单今天得理完,下午财务要对账。”
李梅端着咖啡从旁边走过,高跟鞋踩在地板上“噔噔”
响,眼神扫过那摞单据时满是幸灾乐祸,“之前王主管理这些,最少要花一整天,你可得抓紧点,别耽误大家发补贴。”
林辰捏了捏发酸的颈椎,打开最上面一份报销单——销售部的外勤补贴,附的车票日期是上个月的,行程单还缺了两页。
他刚想标注出来,074号的声音突然在意识里响起:“林辰,这些报销单的问题集中在三类:发票真伪未核验(占比35)、项目填写错误(28)、附件不全(37),手动核对效率太低,我给你设计个‘自动化报销模块’,能自动解决80的问题。”
“自动化模块?怎么弄?”
林辰心里一动,手里的笔停了下来。
“你电脑里有excel吧?我把公式和模板发你,导入报销数据后,系统能自动联网核验发票真伪,标红错误项目,还能生成‘附件缺失清单’。”
074号的声音带着笃定,“另外,结合你要做的办公系统升级,我把考勤统计也整合进去,做个完整的‘自动化办公系统方案’,既能解决眼前的报销问题,还能应对张涛的考核。”
林辰赶紧打开电脑,果然收到了一个压缩包,解压后是两个文件:“报销自动化模板xlsx”
和“智联办公系统优化方案pdf”
。
他点开方案,里面的内容让他眼前一亮——不仅有报销模块,还有“智能考勤”
“审批流程可视化”
“跨部门协作台账”
三个核心功能,每个功能都附了具体的操作步骤和效率提升数据。
“趁午休时间,你把方案整理成ppt,下午跟部门同事同步一下。”
074号补充道,“李梅对老流程有依赖,你要拿数据说服她,比如方案能让她的报销处理时间从每天4小时降到15小时。”
午休时,同事们都去食堂吃饭了,林辰还在工位上改ppt。
074号帮他把方案里的“效率提升数据”
做成了柱状图:考勤统计时间从“2小时天”
降到“20分钟天”
,报销审批时长从“3天”
缩到“15天”
,跨部门协作沟通成本降低“40”
。
看着这些直观的数据,林辰心里有了底。
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