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二写作要求（第1页）

二、写作要求

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在写作外交文书时，应认真遵守格式规范、文字通畅、内容得体、译文正确四项最基本的要求。

1.格式规范

在国际交往中，外交文书发挥着重要的礼仪作用，因此其写作格式必须中规中矩，符合有关规范。

一般来讲，在写作外交文书时，应参照既定的规范化格式行文，使标题、抬头、落款、日期以及礼仪用语等细节之处，完全符合规范化的要求。

对于以下几点，在写作时尤须重视。

（1）国名。

在外交文书中所出现的外国国名，通常应采用全称。

特别是写于文书封套或正文抬头之处的国名，应一律使用全称。

若同一国名出现数次，则至少应在第一次出现时使用全称。

若该国习惯使用简称，则可使用其正式简称。

但对有些特殊的国名，任何时候都不宜使用简称。

（2）称呼。

在外交文书抬头部分所出现的受文人的姓名、职衔，一律使用全称。

若以有关机构、组织、团体作为抬头，亦应采用其全称。

当个人或机构、组织、团体的名称第一次在正文中出现时，一般都要使用全称，此后方可使用简称。

（3）人称。

外交文书中所使用的人称，应当与其格式相适应。

一般而言，正式照会、外交函件（电报）等均应以签署者的口气用第一人称写成。

普通照会、备忘录等则应以机构的名义采用第三人称；在称呼对方时，亦应采用第三人称。

凡以机构名义发出的外交函件（电报），通常均应采用第三人称。

（4）印章。

凡需要盖印章的外交文书，一定要认真盖好。

印迹要端正而清晰，印章位置要适当，一般以骑年压月、上大下小为宜。

如印章带有国徽，国徽位于机构名称之上。

2.文字通畅

书写外交文书，因其事关国家形象、单位形象以及己方对待外方的立场与态度，因此必须做到文字通顺、表达流畅、语言优美、用词准确。

具体应注意以下六点。

（1）逻辑严密。

书写外事文书时，务必要在形式逻辑上前呼后应、一气呵成，使之无懈可击。

（2）文字精确。