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商务接待中的迎来送往（第4页）

地来来去去，则不甚适宜。

在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。

通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。

“临阵磨枪”

，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

附便条邀约他人的示范一则：

刘晓航先生：

兹与远大集团公司杨林董事约定，下周五中午12时在四川酒家共进工作餐。

敬请光临

杨青青留上5月2日

迎接客人要有周密的布署

迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。

尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。

给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。

迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。

第一，对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。

若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人做出礼貌的解释。

第二，主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，绝不能迟到让客人久等。

客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

第三，接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”

“欢迎您来到我们这座美丽的城市”

“欢迎您来到我们公司”

等。

然后向对方做自我介绍，如果有名片，可送与对方。

注意送名片的礼仪。

（1）当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”

。

你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”

（2）作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

第四，迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。

第五，主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

第六，将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍做停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如，客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。

考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。

分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

一般工作人员的接待礼仪

接待客人要注意以下几点。

一是客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。

请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

二是客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。