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第五 时间达人的工作规划（第1页）

第五节时间达人的工作规划

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明明自己的能力也不错，每天却被排山倒海而来的工作压得喘不过气，加班加到快要过劳死，工作绩效却不见起色。

这时大多数人往往会开始怀疑自己时间管理没做好。

究竟该如何做好时间管理呢？

事实上，时间管理的策略与工具很多，从抽象的目标设定、厘清优先级、排除干扰……到具体地使用记事本、智能型行动装置、行事历应用程序等。

近年来由于思维导图法逐渐被广泛应用在职场，有越来越多的人用思维导图作为时间管理的工具，但如果只是改用思维导图取代传统行事历格式来记录工作事项（图6-10），其实无法发挥思维导图法的功能，顶多只是视觉上看起来有点酷炫而已。

·图6-10以思维导图取代传统行事历的格式

我们都知道“时间”

是一项非常特殊的资源，时间是无法管理的，要管理的是“工作项目”

。

面对许多待办事项，我们应该先花一些时间思考，每项工作的目标是什么？工作内容是什么？需要用到哪些资源（包括时间、人、场地、设备等）？它的优先级、轻重缓急？思维导图法在时间管理的应用及功能，在于有效地组织工作项目，依照任务目的或工作性质的属性予以分类，不但能有效运用相关资源，让大脑更专注于工作本身，时间也能被充分有效使用。

为避免挂一漏万，思维导图法在时间管理的应用技巧，是先采用扩散思考，尽可能将待办事项都写出来，接着以收敛思考决定优先级与时程安排。

其步骤与内容如下：

一、扩散思考阶段

先不考虑工作项目预计在何日何时做，只要分门别类列出“必须”

做，以及“想要”

做的事情（图6-11a）。

·图6-11a分类列出必须做和想要做的事情

二、收敛思考阶段

1.确认哪些事项在这段期间必须完成，并在思维导图中标示出来，若有必要还可以思考一下它们的优先级。

·图6-11b标示出一定要做的事项

2.在必须完成的诸多事项中，针对运行时间已经确定的事项，在其项目之后把时间填上。

·图6-11c必须完成且确定运行时间的事项～标示时间

3.把必须完成且确定运行时间的事项填到行事历（图6-11d）。

4.检视行事历空档时间，把必须完成但运行时间有弹性的事项，根据任务性质、所需资源等因素安排到合适时段（图6-11e）。

例如参与业务检讨会议与业务规划会议的成员是同一批人，大家既然都从各地分公司来到总公司参与业务规划会议，就紧接着召开业务检讨会议，可以节省同人的交通时间与费用。

·图6-11d在行事历填上必须完成且确定运行时间的事项

·图6-11e在行事历填上必须完成但运行时间有弹性的事项

5.在必须完成以外的，亦即想要做的事项中，将时间已经确定的，在思维导图当中的项目之后把时间填上。

·图6-11f在思维导图中填上想要做且时间已经确定的事项

6.把想要做的、确定运行时间，和须完成事项时间没有冲突的，填到行事历。

例如，2月18日的高尔夫球活动与必须做的职场精修班课程时间冲突，2月15日的青商会月例会也和Estella的生日餐会冲突，只好放弃打高尔夫与月例会，剩下彩虹人生合唱团的练唱可以成行。

·图6-11g在行事历当中填上想要做且运行时间是确定的事项

7.最后，把想要做且时间有弹性的事项，同样先考虑其任务性质、所需资源等因素，再安排到合适的时段。

·图6-11h在行事历填上想要做且时间有弹性的事项