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第二章 如鱼得水的职场语言艺术2（第8页）

口头汇报需要大才

1.把握报告的时机做好计划

工作计划做好之后，可以先口头向上级报告，让他先了解你的计划内容，并能借着说明计划向主管确认及讨论一些问题；接受上级的指示，修正你的计划，最后要让计划得到上级的认可。

（1）中间报告

如果一项工作需要较长时间才能完成，可在工作进行当中，向上级报告你的进行状况，一方面让上级安心，另一方面让上级知道你做了些什么事情。

（2）紧急报告

工作进行期间，发生了重大的问题，可能严重影响到目标的实现，你必须向上级做紧急的报告。

（3）工作完成后

工作终了时一定要向上级报告，否则辛苦的工作结果可能因失去时效而变得毫无价值。

例如，上级要利用你做的调查报告参加重要的会议或决定一件事情，若您工作完成后没有向上级报告，上级可能以为你还未做好，以致放弃参考你的调查报告。

2.口头报告的原则

口头的工作报告必须做到有效率。

一般没有经验的职员最容易犯的缺点是报告过于琐碎，或像写日记般将处理的事情依发生的顺序，详细报告处理的经过，虽然报告人非常用心地陈述，但是你有没有想到，上级心里着急想要听的是什么？哪些项目是他有兴趣听的？

上级有多年工作经验，他知道要了解哪些信息就能掌握你的工作通行状况，他的工作非常忙碌，又要面对很多下属向他报告，因此，有效率的报告，一定要有效配合上级的处境。

如何配合上级的处境呢？下面几个原则能让你做出有效率的报告。

（1）报告要简洁、正确

口头报告切勿长篇大论，先说明上级最想了解的重点，陈述时要条划分明，配合适当的情报，让上级容易理解。

（2）事实与主观的感想、臆测要分开

报告时一定要注意区别事实与自己的感觉，你工作时，上级并没有身临其境，他无法辨别你描述的是事实还是你自己的观感。

事实和观感是有区别的，若给上级错误的诱导，让上级下达了错误的指示，这个责任应归咎于报告者。

（3）不要遗漏重点

当上级交待你去完成一件工作，这项工作的结果对主管来说一定会？有它的用途。

如何判断什么是重点呢？例如，上级请你去对外洽谈年终总结会的开会场所，此时上级要根据场地能否租得到来决定开会的日期，因此，报告的重点将是有哪些适合的场地，在什么日期能租借到及费用各是多少等等。

所以，越是优秀的职员越是能了解上级要把工作结果用在哪里，就越能把握住报告的重点，更简单地说，上级的关心点就是你报告的重点。

（4）成功与失败都要直说

事情的成败都要向上级明言，让上级能早作准备，特别是目标没有达成时应坦诚地向上级说明达不到目标的原因，若自己有错的地方，应坦然承认，请求上司原谅。

3.口头汇报的禁忌

（1）不良的口头禅

不良的口头禅很多，例如：“你不懂……”

“笨蛋……”

“你不知道……”

“你废话少说……”

等等。

（2）用过多的专业术语

沟通是要更清楚地让对方了解你的意见，虽然专业术语能正确地表达一个定义完整的概念，但前提是你沟通的对象也能明确地知道专业术语的含义，否则你传达给对方的讯息是不完整、无法让人充分了解的信息。

除了沟通效果大打折扣外，别人会先人为主地认为无法与你沟通，因为别人会认为你生活在特殊专业领域之中，不食人间烟火。

（3）少用中英夹杂语

有些人不管谈话的对象有哪些人，话中喜欢夹杂一些英文，好像只有英文才能正确表达他的意见，也不管突然冒出的那一两句英文的发音准不准，别人能否听懂。