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§事务合理实施（第6页）

在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须要干的事情。

如果这些想法与目前正在做的事情有关联，那可以照着去做。

如果它并不是要立即去做，今后做更合适，那就把它记在备忘录上，做到心里有数；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理，这样，本来不太明确的事情也明确了，你的工作和应办的事情就更有条理了。

三、进行合理的组织工作

工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于是否进行了合理的组织工作。

西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”

组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。

组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合地作用。

（1）综合

即要同一时间内综合进行多项工作。

我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。

在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。

就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。

反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。

（2）结合

即把若干步骤结合起来，例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。

这样自然就能够省去重复劳动的时间。

（3）适时安排做事情

即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”

、“组合”

式手法，重新进行排列。

例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从**移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。

假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时此刻让思绪遨游一番。

（4）变更

即改变工作方法。

改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”

，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。

一种是“独创改善方式”

，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。

（5）穿插

尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。

又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究等等。

（6）代替

即把某种要素换成其他要素。

如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。