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§事务合理实施（第5页）

工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。

很多时间管理的权威人士都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便会很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力会有很大的提高。

只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。

只有明确办事的目的，才能正确掂量各个工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。

只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。

填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。

其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。

凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不落地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。

重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”

然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”

用这种方式一直问到最后就行了。

这样，自然就按照重要性的顺序列出了自己的工作一览表。

其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。

在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的节约时间措施，也是提醒人们记住处理某些事情的手段。

特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。

计划与工作日程表的不同之处，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。

比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。

有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。

他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作的条理化，连自己也被压得喘不过气来。

名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。

他们是有效地利用时间的人。

而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”

制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：

首先，以重要活动为中心制定一天工作日程。

有些工作是关键的、或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。

其次，以必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。

不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。

第三，把有联系的工作归纳在一起做。

种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。

例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目等等。

第四，使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。

能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。

而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。

由于人们每天需要干的事很多，事情又有轻重急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情，所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。

除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。

可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边和厕所等必不可少的地方，时时提醒自己。