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§事务合理实施（第4页）

，运用电子计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出了许多“合理化建议”

，其中有一条就是效率。

他们比喻说：木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。

每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样，把工具胡乱丢进箱子里会浪费时间和精力。

工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。

一位管理人员感叹说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”

我们经常看见一些青年学生的书包里，甚至高级管理人员的公文包，简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块香糖、一叠废纸等等。

对于从事学习和工作的人来说，办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。

一位老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这坚固耐用为我们不想忘记所有的东西。

我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”

问题是这种方法还真管用。

每当我们的注意力分散时，我们就看到了它们。

我们想起了这些事情，于是不再胡思乱想。

后来，东西堆得越来越高，我们不能记起下面放的是什么东西，于是就开始在资料堆里寻找。

这样，时间就浪费到查找丢失的东西上，同时也浪费在注视所有我们不想忘记的东西所造成的干扰上。

据统计，有95%以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。

成功者使办公桌整洁的办法是：

首先，把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理掉。

你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

其次，在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。

这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里，并把有关的东西放到相应的位置上。

再次，力戒由于有吸引力的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。

第四，按规则把已经处理完毕的东西送到适当的地方去。

再核实一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”

，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事；“暂时靠后处理的”

，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”

，即不是真正重要的工作、还有待研究、需要更进一步深入研究和努力挖掘、以及有必要在时间、注意力等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的”

，包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等，可按叶永烈的办法，根据自己所好“分类保存”

，用完以后放回原处。

叶永烈的手稿、资料、书籍等，什么东西放在哪里，都有一定的“规矩”

，每次用完，总是随手放回原处。

他对与他有联系的报社、出版社、文艺界和学术界朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。

由于他养成“有首尾”

的好习惯，把资料手稿整理得井井有条，办公桌就像“管理交通”

一样管得有条不紊，这样就避免了混乱，时间就不会在找这找那的空隙中溜过去。

二、把自己的工作任务清楚地写出来