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§1如何应对各种出其不意的打扰（第1页）

§1．如何应对各种出其不意的打扰

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身在办公室，我们主要的精力当然是在工作上。

然而来自各方面的打扰无可避免，其中电话和来自上司、下属等的打扰则最为平常，以致有人抱怨难平。

对待这样的打扰，有人全面出击来对付，有人消极地应付，也有人视而不见。

全面出击的人终会被卷入其中，让自己疲劳不堪；消极应付和视而不见的人有可能错失良机或贻误大事。

那么究竟怎样做才算是可取之道呢？无论怎么做，我们的目的都是，将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少。

为了减少接听和拨打电话的干扰，我们需要运用以下艺术。

第一，事先约定，提前准备。

跟你的客户提前沟通好打电话的时间，跟你的朋友、熟人、家人约定好上班时间尽量不打电话，这不是不近人情。

这样可以避免你在全神贯注工作时被打断，或在电话急用时占线，或接不到该接的电话，从而减少时间的浪费。

第二，开场白简短而明确。

工作之外，我们平常给人打电话大多出于联络感情需要，开场经常是几句或一段寒暄，比如“最近忙不忙啊”

、“在哪里发财啊”

、“与对象感情进展怎么样了”

等。

而在办公室场合就应该减少寒暄，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。

比如在办公室里，你需要打电话给某位合作伙伴，不妨开门见山：“您好，我是×××，我给你打电话是因为……”

或“您好，我是×××，想就××事跟您……”

如果接到陌生人来电，你可以说：“您好！

这里是×××。

请问您有什么事需要帮忙吗？”

或“好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？”

等等。

第三，严格围绕主题，控制通话时间。

打电话的时候，记得随手做记录，不管是自己的还是代接。

以免挂掉电话后忘记了某些细节信息，而不得不重新联系。

另外，还需要注意，谈话围绕同一个主题，提醒自己控制时间。

有些人一拿起电话就开始喋喋不休，说着说着就偏离了主题。

遇到这种情况，你不妨直言：“我想您的时间也是有限的，请说重点部分好吗？”

“您看我们今天的讨论是不是先到此为止呢？”

这么做，即使一次电话省下的时间不过2～3分钟，但按照你每天接10个电话来算，一天下来就省了半小时，一个月就可以省出几个小时，这可是非常可观的一笔时间财富呀！

第四，对电话加以过滤。

有些电话纯粹是“垃圾信息”

，比如保险或其他各种商业名目的推销电话，你应该先看号码大致判断一下，再决定要不要接。

在拒绝的时候做到有礼貌，不要给对象留下不良印象。