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二宴请的准备和组织（第1页）

二、宴请的准备和组织

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宴请之前，要首先确定宴请的目的、名义、参加者以及时间、地点等一系列问题。

考虑这些问题时，必须兼顾政治气候、文化传统、民族习惯等因素的影响。

1.制订宴请计划

制定宴请计划时，必须确定宴请目的、邀请名义和对象、宴请范围以及宴请形式等问题。

宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以是为某一事件，如为代表团来访，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到任、离任，为展览会的开幕、闭幕，为某项工程的动工、竣工等。

在国际交往中，还可根据需要举办一些日常的宴请活动。

确定邀请名义和对象主要是根据主、客双方的身份，也就是说，主客身份应该对等。

例如，作为东道国宴请来访的外国代表团，出面主人的职务和专业一般应同代表团团长对口、对等，身份太低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。

又如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员，一般由大使或临时代办出面邀请，低级官员请对方高级人士就不礼貌。

如果邀请主宾携夫人一同出席，主人一般也会以夫妇名义共同发出邀请。

邀请范围是指宴会邀请人员、级别、数量以及主方由哪些人出面作陪的问题，这需要考虑多方面的因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例以及当前政治气候等。

邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体的邀请名单，确定被邀请人的姓名、职务、称呼以及对方是否有配偶。

多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家是否邀请其人员出席同一活动，则要慎重考虑。

宴请采取何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。

一般来说，在正式、隆重、规格较高且人员较少的情况下以举行宴会为宜，在人数众多的情况下多以冷餐或酒会的形式更为合适，妇女界的活动多采用茶会方式。

目前各国礼宾工作都在简化，宴请范围趋向缩小，形式也更为简便。

酒会、冷餐会被广泛采用，而且不少国家在举行正式宴会时也往往只请身份较高的陪同人员，而不请随行人员。

2.确定时间、地点

宴请的时间应对主、客双方都合适。

驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间，注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。

例如，邀请信奉基督教的人士不要选在13号，更不要选在13号的星期五；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。

小型宴请应首先征询主宾意见，最好相机口头当面约请，也可用电话联系。

主宾同意后，方可最后确定宴请时间，并按此宴请时间再约请其他宾客。

官方正式隆重的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及其他具体情况而定。

选定的场所要能容纳全体人员。

举行小型正式宴会时，在可能的条件下，应在宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。