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12 社交软件和邮件（第5页）

这样就相当于是告诉对方“如果有不懂的地方可以随时来问”

，会让对方感觉更加安心。

同时，在这里还用“如果我们的解释不够清楚”

这句话先将责任揽到了自己的身上，这样也会让对方更容易接受一些。

在此之后，如果对方回信说“我明白了，谢谢你的说明”

的话，我们可以再回复说“这都是我应该做的”

或者“很高兴为您效劳”

。

此时一定不要用“那就好”

来回复对方。

“好”

与“坏”

这样的词相当于是在评价对方，大家一定要注意避开。

第109条

“以防万一”

听起来像是一种挖苦。

有时，为了让今后的工作能够顺利进行，需要事先就相关事务向对方进行说明。

我们在对别人进行指导时，很容易在不经意间表现出居高临下的态度，所以大家在选择用词的时候，一定要多加注意。

比如，“为了防止今后出现问题”

这句话听上去就像是一种恐吓，很容易给人留下盛气凌人的印象。

这句话背后的意思其实是“为了让你今后好好工作，我现在会对工作的内容进行说明，你可一定要好好听”

。

这种半强迫式的发言很容易给对方带来压力，令听者感到不快。

当我们出于工作需要，不得不向对方详细介绍公司的软件系统或者业务流程时，可以用“为了方便您参考”

作为邮件的开场白，这样听起来语气就会柔和很多。

在对相关事项进行说明后，可以再加上一句礼貌的结语，比如“希望以上说明能够给您带来帮助，感谢您的支持与配合”

。

这样一来，对方就会感觉自己受到了尊重，从而更愿意接受你的指导。

大家在与人交流的过程中，一定不要忘记多照顾对方的感受，给予对方应有的尊重。

第110条

即使是第一次给对方发邮件，也不必过分拘谨。

有的人在第一次给别人发邮件时会显得过分拘谨，不停地向对方道歉，比如“突然发邮件打扰您，实在非常抱歉”

，或者“很抱歉突然打扰您，请您原谅我的冒昧”

。

然而，如果是因为工作上的事情联络对方，其实并不是做了什么错事。

相反，很多人对这种跟新业务有关的邮件很有兴趣。

因此，在这种情况下其实完全没有必要过度拘谨、卑躬屈膝。