格格党

手机浏览器扫描二维码访问

§第十二章 提升行政职能与业务职能的协同合作（第4页）

如果管理者向协助自己的行政人员分配一项任务，而该项任务会影响较低层次管理层的绩效，那么这也是管理者的特权。

如果管理者要让某一行政部门既做“警察”

又做“协助人”

，他也有权如此。

行政人员的职责就是听从他的命令。

那么这样就会出现一个问题，一名独立的专业人员（如律师、医生或者行业顾问）在遇上这样的要求时，自会想到他肩负的矛盾的责任。

他的职业道德不允许他牺牲一位客户去帮助另一位客户。

而且，他的客户通常能够认识到潜在的不良后果，体谅他拒绝服务。

一个组织内部的专业行政人员也可能面临相同的情况，他必须说服对口上级，某事纵然不致产生责任的冲突，但也将有损于他们自己达成目标。

而且，这不单单是一个伦理上的问题。

正如我们在上一章中探讨的与管理控制相关的问题一样，他还是一个达成目标的有效方法和无效方法对照的问题。

在这方面，行政人员需要肩负起对他们的上级管理者的说服责任。

这种责任听起来不同寻常，却并不罕见。

事实上，在某些方面，这也是行政部门扮演的主要角色。

让我们分析一下四种行政部门提供的协助职能。

对于这四种协助，最重要的一点仍然是协助应由受助人决定。

现将这四种协助分别讨论如下：

1.协助制定战略

行政人员在处理分析问题与研究上拥有专业知识技能，而管理层，特别是高管层对于这些知识技能的需求与使用日益频繁。

通常行政部门的研究与知识决定了组织的政策或是管理策略。

行政人员在此过程中所扮演的角色类似于建筑师在为客户修建新房时的角色（这个类比还是有一定局限性的，因为建筑师在实际建设中所扮演的角色通常情况下与行政人员在管理策略制定后所扮演的角色不能相提并论）。

客户通常会对自己的房子有一定想法，而且拥有丰富的生活经验。

建筑师则拥有专业知识，可以帮助客户修建新房，满足客户的需求，这一点客户自己是很难做到的。

建筑师所面临的问题在于将自己的想法与客户的想法有机结合起来，最终修建出既能满足客户要求又能包含自身专业能力的房屋。

客户对于房子最初的想法可能十分幼稚，甚至不切实际，也有可能造价高昂，无法承担。

然而，如果建筑师对于客户的想法表现出轻视、蔑视或者专横武断的态度，那么他很有可能丢掉这笔生意了（除非他极富名望，客户对他的建议无条件接受）。

另外，如果建筑师不经思考就接受客户对于房屋的最初想法，那么他也没有充分履行自己的义务。

如果两方能够相互信任，相互倾听，加之建筑师自身的专业知识，那么就能达到客户与建筑师想法上的有机结合。

行政人员协助制定策略也是如此。

如果他们对于管理层的需求（表现出来的或是潜在的需求）缺乏敏感，那么他们的专业知识也就无用武之地。

另外，如果他们对于管理层有求必应，而且不提出自己的专业见解，那么他们既辜负了管理层也辜负了整个组织对他们的期待。

我在一家制造业公司的人事部门的同事受到几位技术部门的管理者的邀请，去为他们的员工举办速读培训。

在这几位管理者看来，他们的员工不能应对桌上堆积如山的文件资料，因为他们缺乏相应的阅读技巧。

我的同事说服管理者们再次对这个问题进行探讨。

在探讨过程中，管理者发现需要对形势做更为详细的分析，并且让我的同事进行协助。

最终，他们发现问题的核心并不是阅读技能的缺失，而是工作分配的失误、员工对于工作期待的错误认知以及管理者和员工在其他方面关系上的问题。

阅读技能只是很小的一个方面。